7.4 沟通

总经理及各部门应确保建立适当的沟通过程，在本公司（部门）不同层次和职能（部门）之间就质量管理体系的有效性进行沟通，以达到相互了解、相互信任、实现全员参与的目的。具体可采取：

a）会议；

b）质量数据信息传递；

c）网络传播等。

7.5 文件化信息

7.5.1总则

应确保相关人员可以接触到并知道相关质量管理体系文件和更改。

我公司文件关系如下图：

公司质量管理体系文件类型：

质量方针

--最高管理者对质量的承诺；

--公司在质量方面追求的最高宗旨和方向；

--必须文件化；

--公司所有员工必须遵从并不断进行改进。

?? 质量目标

--公司及公司各部门、各层次在质量方面所努力追求的目的，对其进行量化、分解并不断改进。

?? 质量手册（4.2.2）

--定义质量管理体系的范围；

--删减的细节与合理性；

--概略的引用质量体系程序；

--质量管理体系过程及其相互关系的表述。

?? 程序文件

--标准所要求的程序；

--其他为确保体系有效运行所需的程序。

?? 作业指导书、规范、标准等

--确保过程有效策划、控制及运行所需要的文件。

?? 记录

--体系运行结果的证据。

7.5.2 创建和更新

在创建和更新形成文件的信息时，公司应确保适当的：

a）标识和说明（如：标题、日期、作者、索引编号等）；

b) 格式（如：语言、软件版本、图标）和媒介（如：纸质、电子格式）；

c）评审和批准，以确保适宜性和充分性。

7.5.3 形成文件的信息的控制

本公司编制《文件和记录控制程序》对体系所要求的文件予以控制（记录是一种特殊类型的文件，依据本手册7.5.4条款的要求进行控制）。

?? 文件应做到：

? 本公司文件以书面或其他载体形式发布；

? 文件发布前必须经过批准，以确保适用；

? 对文件的符合性及可操作性进行评审，必要时进行修订和重新评审；

? 对文件的修改和现行修订状态进行标识；

? 保证将适用文件的有关版本发放到使用处；

? 保持文件清晰、易于识别和检索；

? 对外来文件及适用的法律法规进行识别，并控制其分发和使用；

? 从发放和使用的所有场所，及时撤出作废文件，或以其他方式控制，以防误用；

? 对出于任何目的所保留的已经作废的文件，都应进行适当的标识。

? 电子媒体文件应进行备份。

7.5.4 记录控制

本公司建立并保持记录，以提供本公司的产品和服务、过程和体系符合要求和有效运行的证据，为持续改进提供信息来源，为实现可追溯性提供依据。

?? 记录应做到：

--保持清晰，字迹清楚；

--加以编号，易于识别；

--易于检索。

?? 本公司相关部门要按照顾客、法律法规机构（政府主管部门、认证机构等）要求，收集、保存和维护产品的来源、符合性和发运的记录。

?? 记录包括但不限于：

? 制造商，分销商，修理站，测试和检验报告，

? 合格证书（制造商，次级分销商）,适航证的复印件；

? 采购订单（PO）/合同

? 不符合，让步接受和纠正措施记录；

? 批次追溯记录，

? 环境或货架寿命情况记录；

? 关于仓储、防护及保存期条件的文件化信息，如时间、温度、湿度等。

?? 记录以电子形式保存时，要依据《记录控制程序》进行备份和管理。以确保这些记录必须安全地保证不能被非法修改或改变，并且不能由于软件或系统更改而造成毁坏。

??规定以下内容：

--标识：至少包括名称和编号；

--贮存：应能防止丢失和损坏；

--保护：防潮、防鼠、防蛀等；

--检索：对记录进行编目、定期进行归档、按规定程序查阅，确保查找快捷；

--保存期限：规定记录的保存期限；

--处置：超出保存期限时的处理。