审核员在车间转了一圈，看到不合格品区整整齐齐，红色标签一张不少，隔离也到位。审核员点点头，问品质主管："最近一次不合格品处置的记录给我看看。"

品质主管打开电脑，翻了半天，说："有……应该有……上次那个焊接不良的，我们报废了，但是报告好像没来得及写。"

审核员又问："那让步接收的有没有？"

"有，上个月有一批外观划伤的，跟客户说了，客户同意用了。"

"记录呢？客户同意的邮件？审批单？"

品质主管沉默了。

结果：8.7.2 开了一张不符合项。不是因为不合格品没管好，而是因为没留证据。

另一个场景：某工厂因为一批材料不合格，跟供应商吵起来了。供应商说："你当时没说不合格啊，现在都用了三个月了才说？"工厂翻遍记录，找不到当时的不合格品报告和通知供应商的记录。最后只能吃哑巴亏，自己承担损失。

这就是典型的"做了没记"。不合格品识别了、隔离了、处置了，但没有形成文件的信息。ISO9001:2026 的 8.7.2 条款，就是告诉你：做了不算完，记下来才算数。而且要记全——不符合是什么、措施是什么、让步有没有、谁授权的，四项缺一不可。

今天，东莞纵横世纪就带您拆解 8.7.2，帮您把不合格品记录从"想起来才补"变成"铁板钉钉"。

一、条款核心：记录的"四件套"

标准 8.7.2 明确列出了必须记录的四个要素：

纵横视点：

8.7.2 是 8.7.1 的"证据链"。8.7.1 管的是"怎么做"，8.7.2 管的是"怎么证明你做了"。审核员查 8.7 的时候，8.7.1 看现场，8.7.2 看记录。没有记录，就等于没做。这不是苛刻——而是质量管理的基本逻辑：你无法证明的事，在体系里就等于没发生。

二、深度理解：四要素的"落地标准"

a) 描述不符合——要"画像级"精准

b) 描述所采取的措施——要"步骤级"完整

c) 描述让步接收——要"审批链"完整

d) 识别授权人员——要"签字级"清晰

顾问提示：

8.7.2 最容易出问题的不是"没记录"，而是"记录写了但写得太糙"。审核员翻你的不合格品报告，如果看到"不合格描述：外观不良；措施：返工；让步：无；批准：李"——这张记录本身就可能被开不符合项。记录要经得起追问：谁、什么时候、什么事、怎么处理的、谁批准的。

三、2026版新风向：记录管理的三大新趋势

1. 电子化记录与不可篡改

· 核心要求：不合格品记录电子化，自动关联检验数据，不可事后修改。

· 管理重点：系统自动记录操作人+时间戳，修改留痕。

2. 自动生成合规报告

· 核心要求：系统自动生成符合 8.7.2 四要素的标准报告。

· 管理重点：模板固化，强制填写所有必填项才能提交。

3. 与客户/供应商系统互联

· 核心要求：不合格通知自动推送至客户/供应商系统。

· 管理重点：API 接口 + 自动通知 + 确认回执。

四、落地指南：不合格品记录的"五步法"

Step 1：设计记录模板

· 确保模板覆盖 a)–d) 四个要素，每个要素有具体字段。

· 输出：《不合格品报告》模板（电子化或纸质）。

Step 2：明确填写要求

· 每个字段怎么填、填到什么程度。

· 输出：《不合格品记录填写规范》。

Step 3：培训填写人

· 谁负责填写、怎么填、什么时候填。

· 输出：培训记录。

Step 4：审核记录完整性

· 品质主管定期审核记录是否完整、准确。

· 输出：记录审核检查表。

Step 5：归档与检索

· 按批次/日期/产品分类归档，便于检索。

· 输出：归档目录 + 检索系统。

五、实战工具：《不合格品记录完整性检查表》（模板）

六、避坑指南：六大常见误区

误区一：记录"事后补"

不合格品处理完一周后才补写记录，数据靠回忆。
纠正：记录必须实时填写。处理完立即记录，数据来自现场。

误区二：描述"太笼统"

"不合格描述：尺寸超差。"——超了多少？哪个尺寸？哪个位置？
纠正：描述要量化+定位。尺寸、数值、位置、数量，越具体越好。

误区三：让步"没留痕"

客户打电话说"可以用"，没留书面确认。
纠正：让步接收必须有书面证据。邮件、正式函件、系统确认均可。

误区四：签字"看不清"

放行单上签名是"草书"，不知道是谁签的。
纠正：签字必须清晰可辨认。电子系统用账号+密码/指纹。

误区五：记录"散落各处"

不合格品报告在品质部，返工记录在车间，让步审批在经理抽屉。
纠正：所有记录必须集中归档，形成完整的不合格品档案。

误区六：记录"不关联"

不合格品报告和后续的纠正措施报告（8.5.2/10.2）没有关联。
纠正：不合格品记录应关联到根本原因分析和纠正措施，形成闭环。

七、审核员会怎么查？

在内审或第三方审核时，审核员通常会通过以下方式验证 8.7.2：

1. 抽不合格品报告：随机抽取 3–5 份，逐项检查 a)–d) 是否完整。

2. 查描述精度：不符合描述是否具体？措施描述是否明确？

3. 查让步记录：如有让步接收，是否有完整审批+客户确认？

4. 查签字追溯：签字人是否在授权清单内？签字是否清晰？

5. 查时效性：记录是实时填写还是事后补的？

6. 查归档：记录是否集中归档？能否快速检索？

7. 查关联性：不合格品记录是否关联到纠正措施（第 10 章）？

8. 查人员认知：问品质文员："不合格品报告怎么归档？保存多久？"

八、实战案例：某注塑厂的"记录之痛"

背景：该厂生产精密塑料齿轮，一批 3000 件产品在尺寸检验时发现齿厚超差。品质部判定返工（去毛刺+重新测量）。返工后 2000 件合格放行，1000 件仍不合格做报废处理。

审核时，审核员要求查看这批不合格品的记录。品质部拿出了《不合格品报告》，但上面只写了：

· 不合格描述："尺寸不良"

· 措施："返工"

· 让步："无"

· 批准："李"（一个字）

审核员追问："具体哪个尺寸超差？超了多少？返工方法是什么？谁执行的？2000 件合格的是怎么验证的？1000 件报废的怎么处理的？谁批准报废的？"

品质部答不上来。审核员开出了 8.7.2 不符合项："不合格品记录未充分描述不符合的性质、所采取的措施及授权人员信息。"

8.7.2 改进过程：

1. 模板升级：重新设计《不合格品报告》，强制填写 a)–d) 所有要素。

2. 填写规范：发布《不合格品记录填写指南》，给出正反示例。

3. 系统固化：电子系统中，a)–d) 为必填项，缺一项无法提交。

4. 培训考核：品质人员培训后考核，不合格不得上岗。

5. 效果：下次审核时，不合格品记录完整率 100%，审核员零开项。

结语

ISO9001:2026 的 8.7.2 条款，本质上是要求企业建立一种"做了就要记、记了就要全、全了就要能追溯"的记录文化。

好的记录管理，不是"为了审核而补表"，而是给每一次不合格品处置留下"黑匣子"。出了事能查到根、有争议能拿出证据、审核时能经得起追问。

联系我们：

电话：13537686468（叶老师）

微信：19864274625（咨询助理）

地址：广东省东莞市凤岗镇永盛大街111-108号纵横世纪航空质量中心

邮箱：Szmytd@163.com